如何填写干部人事档案目录

如何填写干部人事档案目录

目录是对档案资料进行查找的重要手段，同时也是维护档案秩序的必要手段。目录能全面反应档案中存在的信息，并能让使用者能够快速找到所需文件，这就需要填写目录信息要标识清楚、便于查阅。

  一、编写材料名称目录应简洁、清楚

    一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化，尽量一行写下。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。其中证明材料是组织上为澄清干部某一方面情况，在调查中形成的具有参考价值的文件材料，它以可靠的内容表明或断定事物或情况的真实性，是组织上形成结论的基础和依据。证明材料是这种材料的统称，在登记目录时，不能笼统填写为“证明”或“证明材料”。一般应根据出证人或所证实问题重新拟题后填写目录。

   二、材料形成时间，填写材料落款时间

   有多个时间的材料（如任免审批表后附考察材料），一般以最后时间为准，即以文件办理完毕、正式生效的时间为准。复制的档案材料，填写原材料形成时间。无材料形成时间的，应尽量查清注明，确实查不到的，空着不填。填写材料形成时间要准确、详细（有年月日的必须填写齐全）、规范（一律使用阿拉伯数字），如《***通知》应以材料落款时间为准。

   三、“备注”填写要准确

   归档材料因内容相关合并为一份材料的，要在备注栏进行简要说明，如附有考察材料任免审批表，应在“备注”栏注明“附考察材料”；复制件，应在“备注”栏注明“复印件（抄件或译文）；原件残缺不全的，应在“备注”栏注明“原件破损”。

   四、 材料份数及页数

   以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料，表格，应如数填写。书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。考虑到人事档案中第三、四、九类的后续材料较多，应留出足够空格。